Es posible, y hasta lógico, que la saturación informativa respecto de lo todo lo relacionado con el COVID19 nos haga perder la referencia sobre las cuestiones básicas que, como empresa, debemos tener analizadas, examinadas e implementadas.

Últimamente se usa mucho el anglicismo “checklist” para designar los listados de control, hojas de verificación, que son muy útiles tanto para poner en orden nuestras ideas como para comprobar si la dirección que llevamos es la adecuada. Comprobar de manera sistemática lo fundamental nos dará una información clara de si nuestra empresa está llevando correctamente esta crisis, al menos en lo referente al control de daños y riesgo derivado de la pandemia: la clientela y los beneficios ya son harina de otro costal.
La presente checklist es sólo un ejemplo que se ha intentado hacer de la manera más genérica posible y con un objetivo ilustrativo sobre ámbitos contractuales; lo ideal es hacer otras más específicas sobre cuestiones concretas, como por ejemplo laborales, sobre seguridad y salud, o tributarias.

1.- ¿Hemos revisado los contratos básicos de nuestra empresa?
Ejemplos: Arrendamiento, Suministros, Contratos agentes.

El objetivo de esta revisión es, doble, por una parte saber si existen cláusulas de fuerza mayor que nos permitan suspender, cancelar, resolver el contrato, o terminar anticipadamente sin retraso un determinado suministro, o retrasarnos en los pagos sin penalizaciones; y por otra parte, comprobar qué posibilidades de negociación tenemos en el mismo sentido (por ejemplo con el arrendador de nuestras instalaciones u oficinas). Nota: Es posible que determinas acciones puedan estar incluso subvencionadas o ser objeto de alguna línea de ayuda, por ejemplo podemos obtener la devolución del dinero de alguna feria que finalmente no vaya a realizase (ICEX).

2.- ¿Hemos revisado los contratos de los proveedores, para verificar la fecha de renovación automática?

Normalmente, año tras año, no prestamos atención a esas renovaciones automáticas porque damos por sentado que continuamos con el mismo proveedor, pero puede suceder que sepamos ya que queremos recortar determinados gastos; pues bien, sin necesidad de acudir a supuestos de fuerza mayor o negociaciones, es posible que tengamos contratos en los que estemos dentro del plazo de denuncia para no continuar con ellos.

3.- ¿Hemos revisado si los (a veces numerosos) seguros que tenemos contratados pueden cubrir posibles pérdidas en casos como el actual?, y ya que estamos en este punto ¿hemos revisado si tenemos varios seguros que cubren el mismo riesgo y/o seguros que en realidad no necesitamos por no adaptarse a nuestra empresa?

4.- Si hemos decidido continuar con parte o toda la oficina en teletrabajo, es el momento de comprobar la seguridad informática, en un triple sentido: a) si los propios accesos, copias de seguridad, etc, se están realizando en condiciones óptimas de seguridad, b) si tenemos implantada una adecuada política de protección de datos, y c) si nuestros empleados tienen firmada la oportuna confidencialidad. Como puede imaginarse, esta comprobación se debería tener presente aunque no tengamos estado de alarma.

5.- ¿Hemos cancelado todas nuestras reservas de hotel, viajes, etc.? Debemos recordar que, aún en el caso de que hayamos adquirido esas reservas con carácter “no reembolsable” si el uso de la reserva se sitúa al tiempo de vigencia del estado de alarma, podemos cancelar y la agencia, hotel, etc, deberá devolvernos el dinero o darnos otras posibilidades.

Cada empresa tiene sus singularidades y debe adaptar sus preguntas de control a su concreto ámbito mercantil.